외국기업 특히 한국의 개인이나 법인이 일본에서 기업활동을 할 때 서로의 문화나 습관의 차이로 인해 각종 트러블이 발생하여 원활하게 진행되지 못하는 경우가 많이 있다. 이러한 트러블을 방지하기 위해서는 사전에 일본인의 비즈니스 룰이나 매너, 가치관 등을 파악할 필요가 있다. 세계를 리드하는 민족일수록 타국에 대해 더욱 더 공부하는 법이다. 일본인의 비즈니스 문화, 습관 중에서 몇 가지를 소개하면서 설명하도록 한다. 기업이나 개인에 따라 다양한 생각을 가지고 있겠지만 여기서는 평균적인 행동양식을 설명하고자 한다.
▶ 일본인은‘협조성’을 우선적으로 생각한다.
* 회사내 부서간의 협조작업에 있어서는 회의를 반복하여 한 부서만의 돌출된 행동을 하지 않는다.
* 회의나 의견교환에 있어서는 상대의 의견을 존중하면서 자신의 의견을 주장한다. 결코 상대방을 묵살하려고 하지 않는다.
* 거래처나 관련회사 간에 의견이 다를 경우에는 조정을 반복하여 인내하면서 합의점을 찾아낸다.
* 트러블이 발생할 때에는 바로 안이한 판단을 내리기보다는 끝까지 협의를 통해 문제를 해결한다.
▶ 개인플레이보다는 팀플레이를 중시한다.
업무상에서 자기만 다른 동료들과 동떨어져 있거나 돌출되는 것은 바람직하지 못하다. 업무는 팀플레이를 강조하는 스포츠와 같아서 집단을 의식하며 그 안에서 개성을 발휘하는 것이 좋다.
예) 자신의 업무가 빨리 끝났다 하더라도 동료의 업무를 도와주면서 팀워크를 유지하는 가운데 전체적인 성과를 향상시킨다. 개인의 성과만을 주장해서는 고립될 위험이 있다.
▶ 대화를 중시한다.
인간관계나 업무상의 트러블에 큰소리를 낸다든지 상대를 제압하려고 하거나 폭력을 써서는 결코 안되며 대화로 해결한다. 필요에 따라서는 같이 식사를 하면서 문제해결을 위해 노력한다.
▶ 상대를 이해하며 신용을 갖기까지는 시간이 걸린다.
타사와의 업무적인 미팅이나 세일즈를 위해서는 반드시 누군가의 소개가 필요하며, 예약없는 면회는 거절당하기 쉽다. 이 부분은 외국인으로서는 큰 장애 요인이기도 하다. 또한 아무리 좋은 상품이라 할지라도 신뢰관계가 없으면 성공적인 거래가 될 수 없다. 상품을 판매하기 전에 먼저 자신에 대해 신뢰를 갖게 하는 것이 순서이다. 외냐하면 상품의 우수성만을 강조한다 하더라도 언젠가는 경쟁사에서 자사의 상품보다 우수한 상품이 나오기 마련이기 때문이다. 신뢰를 받기 위해서는 업무적인 면은 물론 개인적으로도 성의를 다해 상대방을 대해야 한다. 일본인은 비즈니스 매너나 룰을 주요시하는 국민이다.
▶ 자신의 주장만을 강조하지 말고 상대를 이해하려는 노력을 기울인다.
▶ 성과 우선주의 보다 과정을 중시하며 긍정적으로 행동하는 것이 미덕이다.
계약서와 커뮤니케이션, 양쪽 모두 중요하다. 설사 계약의 위반사항이 있다 하더라도 대화로 해결할 수 있는 경우가 적지 않다.
▶ 인맥 만들기가 중요하다.
일반적으로 일본인은 외국인과의 접촉이 그리 많지 않기 때문에 외국인을 꺼려하는 것을 자주 볼 수 있다. 그러므로 처음으로 접촉하는 곳은 아는 일본인을 통한 소개를 바탕으로 접촉하는 것이 일을 원활하게 진행시킬 수 있다.
회사 외부의 임원이나 고문 또는 어드바이저의 활용도 중요하지만, 보다 높은 성과를 얻기 위해서는 그 외의 더 많은 사람들의 협력이 필요하다.
▶ 시간을 엄수한다.
만날 시간보다 최소한 10분 전에 도착할 것. 적어도 방문 5분 전에는 도착하는 것이 기본이다. 약속 시간에 늦었을 경우에는 타당한 이유가 있더라도 상대방의 신뢰를 잃게 되는 경우가 대부분이다.
▶ 말한 것은 반드시 지킨다.
단 한번의 약속위반으로 이후의 모든 거래가 중지될 수도 있다. 작은 약속이라도 반드시 지키는 것이 신용을 쌓는 기본이 된다는 점을 명심하자.
▶ 언어사용에 유의한다.
일반 회화나 회의에서는 상대편에게 친구에게 사용하는 듯한 말투를 쓰지 않는다. 특히 서양에서처럼 성을 뺀 이름만을 부르거나 해서는 안된다.
▶ 각종 교류회에는 적극적으로 참가한다.
교류회는 인맥을 넓힐 수 있는 절호의 찬스이다. 가능한 한 많은 사람과 명함을 교환하고 얼굴을 익혀둘 것. 교류회의 다음날에는 자필로 자신을 소개하는 편지를 보내고 이후에 약속을 정하여 상대방의 회사를 방문한다. 이렇게 하여 자신의 인맥을 넓혀나간다.
▶ 상대방에게 전할 말이 있을 경우에는 메일 뿐만 아니라 편지를 병행하도록 한다.
▶ 거래에는 졌지만 결국은 승리’하는 법칙
우선은 상대기업에 이익을 제공하고 이를 차후의 거래에 연결시킨다.
▶ 방문처에서 명함을 교환한 후에는 상대의 명함은 자신이 앉은 테이블 오른쪽의 자신의 명함케이스 위에 올려 놓는다.
상대방이 복수일 경우에는 동일하게 가로로 나란히 놓는다. 절대로 바로 자신의 명함 케이스에 넣어서는 안된다 (상대방의 명함을 언제라도 볼 수 있도록 하기 위해서).
▶ 매년 7월과 8월 그리고 12월에는 선물을 보내는 것이 바람직하다.
일본의 오래된 습관이다. 선물을 보낼 때에는 자택으로 보낼 것.
▶ 자신을 어필하기 위해서는 회사 밖에서의 식사나 술자리도 중요하다.
단 과음은 삼가하도록 하자. 상대방 앞에서는 될수록 담배를 피우지 않는다. 담배연기를 싫어하는 사람도 많다. 설사 상대방이 피우고 있더라도 자신은 피우지 않는 것이 좋은 인상을 남길 수 있다.
▶ 골프는 효과적인 커뮤니케이션이다.
하루 종일 같이 지내게 되므로 밀접한 관계가 될 수 있다. 골프를 하지 않는 사람이라도 어느 정도 연습해 두는 것이 좋다.
▶ 큰 소리로 얘기하는 것을 피하자.
회의석상에서는 자신의 목소리가 다른 이에게 전달될 정도의 음량으로만 말할 것. 그 이상 커지면 불쾌한 잡음이 된다.
▶ 빌딩의 입구나 엘리베이터 앞에서는 양보하자.
엘리베이터 앞에서는 먼저 양보하는 것이 매너이다.
▶ 택시를 탈 때에는 자신이 앞 좌석에 앉아서 요금을 지불한다.
▶접대나 회식자리에서는 상석에 앉지 않는다.
이상, 비즈니스상에서의 매너를 몇 가지 소개하였지만, 열거하려고 하면 끝이 없을 것 같다. 무엇보다 가장 중요한 것은 ‘상대방의 입장에서 생각한다’는 점이다. 다소의 실수가 있을지라도 성의를 갖고 대한다면 좋은 신뢰관계가 이루어질 것이다. |
