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외부 사람들을 만날 때는 당신이 회사의 대표라는 인식을 갖고 행동해야 한다. 당신 개인의 이미지가 그대로 회사의 이미지로 반영되기 때문에 좋은 이미지를 심어줄 수 있도록 유의하자.
▶ 반드시 사전에 약속한다.
상대방 사정을 고려하지 않고 갑자기 방문하는 것은 실례일 뿐만 아니라, 담당자가 자리에 없을 경우 허탕을 치게 되므로 반드시 사전에 약속하고 방문하는 것이 기본예의이다. 사전에 방문목적, 방문일시, 소요시간 등을 밝히고 상대방의 확인을 얻어야 한다. 사전약속은 상대방에게도 준비할 시간을 주게 되어 상담의 원활화에 도움을 줄 것이다.
▶ 방문처에 대한 기초조사
처음으로 방문하는 경우 사전에 상대기업의 사업내용을 비롯하여 경영방침, 주요 거래처, 업계에서의 위치, 신규 사업계획 등 가능한한 최신정보를 많이 입수하는 것이 좋다. 이는 상담시 자기무장에 도움이 되고 아울러 상대방에 대한 배려도 된다. 또한 회사의 주소, 전화번호, 상대방의 소속부서명과 이름 등을 미리 메모하여 찾아가는데 실수가 없도록 준비한다.
▶ 자료, 명함, 선물 등을 준비한다
필요한 서류와 자료, 샘플 등을 리스트업하여 빠트리지 않도록 유의한다. 또한 메모도구, 명함 등도 확인한다. 일본은 명함이 꼭 필요한 사회이다. 따라서 영업직의 경우에는 명함의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않을 것이다. 선물은 상대방이 부담을 느끼지 않을 정도의 간단한 것으로 준비한다. 예를 들면 직원들이 같이 나눠 먹을 수 있는 간식거리(소규모로 포장된 빵, 과자류, 아이스크림 등)나 드링크류 등이 가장 보편적이다.
▶ 약속시간을 엄수한다
약속시간보다 5~10분정도 전에 접수처에 도착하는 것이 좋다. 약속시간에 늦거나 너무 빨리 도착하는 것은 상대방에게 폐가 된다. 지각은 비즈니스에서 신용을 잃게 하는 원인 중의 하나이다. 상대를 기다리게 하는 것은 시간을 허비하게 만드는 것이기 때문이다. 만일 긴급한 사태가 발생했거나, 앞의 상담이 늦어져서 약속시간을 지킬 수 없는 경우에는 미리 전화로 사정을 이야기하고 얼마 정도 늦어진다고 양해를 구하라.
▶ 접수처에서의 매너
타사 방문시에는 제일 먼저 접수처 담당자에게 자신의 회사명과 이름을 확실하게 밝히면서 명함을 건네고, 00와 00시에 약속했다고 전한다. 자기 이름을 밝히지 않고 명함만 불쑥 내민다거나, 약속한 사람을 불러달라고 하는 것은 예의가 아니다. 접수용 전화나 인터폰이 설치된 회사의 경우에는, 번호를 눌러 자기가 도착했음을 알리고 그 자리에서 기다리던가, 아니면 상대방의 지시에 따른다. 접수처가 없는 회사의 경우에는, 제일 가까이 있는 사원에게 자신이 찾아온 용건을 간단히 설명하고 안내를 부탁한다. 응대하는 사람이 없다고 해서 마음대로 사무실 안으로 들어가는 것은 실례이다.
▶ 응접실에서의 매너
응접실에서는 안내인이 자리를 지정할 경우에는 그 자리에, 그렇지 않을 경우에는 서열이 낮은 자리(입구쪽)에 앉아서 기다린다. 방문자가 복수인 경우에는 직위가 높은 순위로 상석(입구쪽에서 먼 자리)부터 차례로 앉는다.
▶ 응접실에서의 자리 배치
가방이나 샘플은 자기 발밑에 둔다. 팜플렛이나 샘플은 필요시에만 테이블 위에 올려놓고, 상대방에게 전달할 경우에는 정면이 상대방으로 가도록 하여 두 손으로 전달한다. 기다리는 동안이나 상담 중에 음료수를 대접받으면 정중하게 고맙다는 인사를 하고, 상대방이 만약 회의 중이어서 말하기가 곤란한 경우에는 목례를 한다.
▶ 명함교환시 유의할 점
비즈니스 사회에서는 명함에 씌여진 회사명과 직책이 그 사람을 판단하는 기준이 된다. 명함은 자신의 것은 물론 상대방의 것도 매우 소중히 취급해야 한다. 명함은 전용지갑에 넣는 것이 좋다. 지갑이나 양복바지에서 명함을 꺼내는 것은 실례이며 당신에 대한 첫인상도 구기게 될 것이다. 명함은 전용지갑에 항상 20매 정도를 준비하고, 만일에 대비해 수첩, 가방에도 여유분의 명함을 넣고 다니면 안심이 될 것이다.
▶ 명함 주고받기
① 방문한 쪽에서 먼저 내민다.
(여럿이 방문하는 경우에는 상사, 선배 순으로 내민다.)
② 회사명, 이름을 말하면서 준다.
③ 상대방이 정면으로 볼 수 있도록 건넨다.
④ 상대방 명함은 두 손으로 받는다.
⑤ 상대방 이름 한자의 읽는법을 모르는 경우 공손히 묻는다.
⑥ 상대방 명함을 만지작거리거나 명함에 메모 등을 하지 않는다.
⑦ 상대방이 명함을 주지 않을 경우에는 강요하지 않는다.
▶ 인사법
일본은 세계에서도 유례를 찾아볼 수 없도록 인사법이 철저한 나라이며, 일본인끼리는 거의 악수를 하지 않는다. 일본의 인사법은 상대방의 나이보다는, 자신과 어떤 관계에 있는 사람인가에 따라 그 방법에 약간의 차이가 있다. 사내 복도에서 상사나 내방객을 지나칠 때는흔히 가볍게 목례를 하지만, 업무적으로 만나게 되는 납품처 관계자, 구입처 관계자, 그리고 동업자, 상사, 부하직원, 동료 등과 교환하는 인사는 각각 약간씩 차이를 보이는데 이러한 인사예절을 제대로 구별할 수 있게 되었을 때 일본통이라고 말할 수 있다.
* 목례(15도)
동료와의 아침 저녁인사, 상사나 고객과 복도에서의 인사.
* 중례(30도)
일반적인 인사로 고객을 응대, 배웅할 때, 아침 저녁 상사에 대한 인사.
* 최경례(45도)
정식인사로 사죄하거나 감사하다는 인사.
▶ 대화시의 주의점
일본인은 태도나 언행에서 상담교섭(商談交涉) 이전의 문제를 중시하는 경향이 있다. 상담교섭 이전의 문제란 품질이나 가격도 매력적이지만, 그 영업맨의 태도나 말씨가 어떠한가, 또는 얼마나 좋은 인상을 보이는가 하는 문제이다. 일본어로 상담하거나 대화할 때에 주의할 점은 발음이나 인토네이션보다는 예의바르며 상대방을 존중하는 언어표현을 사용해야 한다는 점이다. 영업맨에게 있어서 제일 중요한 것은 반드시 바른 경어를 사용해야 한다는 것이며 이것이 제대로 되지 않으면 상대방에게 좋지 않은 인상을 줄 수도 있다.
언행으로 인해 품위나 수준까지도 의심받을 수 있는 것이 일본사회이다. 특히, 다리를 꼬고 앉거나 소파에 몸을 뒤로 젖혀서 앉는 행위는 불손한 태도로 보여지므로 삼가하는게 좋다. |
